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事半功倍的办公技巧三则
WWW.DBIT.CN 2006-12-30 19:56:30 热度:
 

按笔划姓氏对姓名排序

通常,大家在举办会议或者进行评比的时候,需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。可是,初学的朋友如何才能像办公“高手”那样快速完成排序操作呢?其实,方法很简单。

首先,新建一个Word文档,将需要排序的姓名写出来,每个姓名要占一行,即每输入一个姓名后按“Enter(回车)”键换行。

接着选中所有需要排序的姓名,点击并选择“表格”菜单上的“排序”菜单项,弹出“排序文字”对话框。在“排序文字”对话框里(如图1),依次进行如下操作:在“主要关键字”选项中的“排序依据”项选择为“段落数”,“类型”项里根据各自的要求进行选择,可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式,在其后的二选一框里选择“升序”或者“降序”方式,操作完毕后单击“确定”按钮,这样杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了!

图1 排序文字

提取PPT图片两招

在播放PPT文件时,你发现其中有不少精美图片想要将它们保存下来,只要可以通过下面两种简单的方法就可以轻易做到,一起来试试吧!

方法一:如果需要提取保存的图片数量不多,你可以在PowerPoint中打开文件,依次点击“视图/普通”菜单,将视图模式设置为普通,然后右击所需图片,在弹出菜单中选择“复制”选项,将其粘贴至图像处理软件中,另存为图片文件即可。

方法二:如果需要提取的图片数量较多,可将所有图片文件一次性提取出来,再选择使用。打开PPT文件,点击“文件”选项,在下拉菜单中选中“另存为Web页”选项,在弹出的“另存为”对话框中,点击“保存”按钮,生成同名htm文件及同名文件夹。打开该文件夹,你就会发现PPT文件中所包含的全部图片都在其中等待你的挑选了。

独立排版页面中的部分内容

用户从别人手里拿到一个Word文件, 有两百多页,由于做得不好, 需要修改其中一个页面,可是如果直接修改会使文件后面的格式面目全非. 有没有什么快速的办法将其每个页面分别存成一个文件, 以便于编辑?

如果要修改长篇文章中的某一个页码,可以利用分页符,直接将目标页码独立为一页,这样无论怎么修改都不会影响到后面文章的格式。具体操作方法是:找到要修改的那页文档,把鼠标定位到第一行第一个字符前,然后点击“插入/分隔符/分页符”,同样,在该页码的最后位置插入一个分页符,这样该页码就完全独立了,无论怎么修改也不会影响到后面页码了。

 
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